Опять хаус в документах? Хватит. Организуйте порядок и не теряйте важную информацию
Любое офисное помещение со временем имеет свойство заполняться кучей архивных документов, списанными расходными материалами, а порой, и откровенным хламом. Большинством таких вещей сотрудники пользуются редко или совсем не используют. Что же делать с вещами, которые никому не нужны, но и выбросить их нельзя? В данной статье мы постараемся предложить наиболее эффективные способы организации рабочего пространства.
Даже в самом продвинутом офисе наибольшую часть места занимают архивы документов. Служебные записки, договора, акты сверки, счета – только часть важнейших для функционирования офиса документов, от которых просто избавиться не получится. Что-то нужно хранить для учета, что-то для налоговой. Современный рынок канцтоваров предлагает сразу несколько эффективных решений архивации, а какой лучше выбирать именно Вам.
Специальные офисные регистраторы А4 и А5 предназначены для хранения от 100 до 300 листов. Изящный и простой способ для архивации документов по датам, отделам и т.д. От остальных папок, регистраторы отличаются наличием кольцевого механизма для крепления документов. Современные производители предлагают огромное количество вариаций регистраторов; от самого бюджетного до настоящего декоративного украшения Вашего офиса.
Как правило, под архивными боксами понимают большие картонные папки формата А4. Их вместимость составляет от 200 до 700 листов бумаги. Это менее изящное, но более эффективное средство для устранения непорядка в офисе. Короба не смогут защитить Ваши документы от солнечного света, пыли или потопа, при этом являются более дешевым и практичным решением. Советуем обратить внимание на такой вариант, если у Вас есть отдельное помещение с надлежайшими условиями для хранения бумажных архивов.
Коробки для архивов известны как архивные короба или накопители для документов. Купить архивные боксы – это значит обезопасить себя от повреждения ценных бумаг и документов. Их очень удобно использовать не только для сохранности ваших документов, но и для хранения других всевозможных вещей, которые накапливаются дома или на работе.
Стоит отметить, что в статье приведены примеры товаров, которые помогут Вам справится с длительным хранением Ваших документов. Для документов постоянного использования мы предлагаем использовать разнообразные пластиковые папки на кольцах, завязках и клипах, горизонтальные и вертикальные лотки, скоросшиватели и т.д.
Если в Вашей компании используют другие системы для архивации документооборота, делитесь ними в комментариях!